PowerPoint per Prompt: Microsoft Copilot ausprobiert

Unser c't-Kollege Denny Gille prüft einmal für euch, ob sich gute Präsentationen mit Microsoft Copilot erstellen lassen. Wer mit dem Copilot Präsentationen nach festen Layout-Vorgaben generieren möchte, stößt auf viele Hürden und Sackgassen. Was funktioniert und was nicht. Dokumente hochladen, ein paar Mal klicken, fertig ist die Präsi – und alles mit Boardmitteln, die der Arbeitgeber sowieso zur Verfügung stellt. In der Fantasie funktionieren KI-generierte Powerpoint-Präsentationen mit Microsoft Copilot schon traumhaft. Eine freie Gestaltung von Präsentationen beherrscht die KI ja auch in der Praxis ganz gut. Allerdings machen viele Unternehmen Stil-Vorgaben: Sie bestimmen etwa für Präsentationen Schriftarten, Schriftgrößen und Folienlayouts. Eine gute KI sollte im Korsett solcher Vorgaben arbeiten können. Mit ChatGPT haben wir gezeigt, wie das gelingt. Doch vielen Arbeitnehmern nützt das nichts. Sie brauchen so einen Workflow für Microsoft Copilot, denn es ist häufig das einzige KI-Tool, dessen Nutzung Unternehmen im beruflichen Kontext erlauben.heise+ kompakt Die Schöpfer von Powerpoint bieten Copilot-Nutzern eine direkte Anbindung der KI an die Präsentationssoftware. Wir testen, ob sich damit automatisiert Präsentationen nach bestimmten Layout-Vorgaben erstellen lassen. Das Ergebnis fällt recht ernüchternd aus. Was in früheren Versuchen mit ChatGPT nach etwas Vorbereitungsaufwand geklappt hat, glückt mit Microsofts Copilot nicht. Uns ist es gelungen, Inhalte mit der KI für eine Präsentation vorzubereiten. Für die automatische Generierung von Folien wollte sich aber kein überzeugender Workflow finden lassen. In unserem intensiven Praxistest mit der kostenpflichtigen Premium-Lizenz erlebten wir jedoch eine böse Überraschung. Intuitiv hat da praktisch gar nichts funktioniert. Einige Probleme konnten wir noch mit Workarounds lösen, die wir hier vorstellen. Sie lindern zumindest ein paar Unzulänglichkeiten vom Copilot. Wir zeigen, woran die Microsoft-KI scheitert – und an welchen Stellen man sie doch einsetzen kann, um schneller zur Präsentation zu kommen. Keine Konkurrenz für ChatGPT In einem vorangegangenen Artikel haben wir für ChatGPT erläutert, wie die KI halbautomatisch Präsentationen nach festen Layout-Vorgaben erstellen kann. Dazu ist einige Vorbereitung nötig. Am Ende erstellt die KI zunächst Textbausteine passend zu den Textfeldern definierter Folien und platziert sie. Auch kann sie angehängte Bilder automatisch einsetzen. Powerpoints mit ChatGPT generieren Unser Ziel für diesen Artikel ist es, dasselbe mit Copilot zu erreichen. Doch das gelingt nur in Ansätzen. Inhaltshäppchen, die zu bestimmten Textfeldern passen, generiert die KI noch ganz zuverlässig. An der Aufgabe Masterfolien zu lesen und sie bei der Erstellung einer Präsentation zu berücksichtigen, scheitert sie zuerst komplett. Und als endlich ein scheinbar geeigneter Workflow gefunden ist, finden wir keine Möglichkeit, der KI eine Reihe Bilder zum Platzieren anzuhängen. Wer Präsentationen mit Copilot erstellt, muss an vielen Stellen selbst Hand anlegen. Was Copilot tatsächlich kann: Textbausteine und Grafiken Wie andere Chatbots auch, ist Copilot grundsätzlich in der Lage, Nutzern inhaltliche Starthilfe für ihre Präsentation zu geben: Er kann strukturiert Texte für bestimmte Folien generieren, die auf dem Inhalt eines vorgegebenen Dokuments basieren. Das Ergebnis lässt sich dann per Copy & Paste in die jeweiligen Textfelder einer PowerPoint-Vorlage kopieren. Als Ausgangsbasis dafür benötigt man einen Satz von Folien, auf deren Gerüst die Präsentation aufbauen soll. Das können Folien alter Präsentationen sein, die man als Vorlage für eine neue verwendet. Oder man hat sogar einen vorbereiteten Satz Masterfolien, die mit Platzhaltern für Texte und Bilder eine schnelle Erzeugung von Präsentationen vereinfachen. In Powerpoint gelangt man über das Menü unter „Ansicht“ / „Folienmaster“ zu den gleichnamigen Vorlagen. Sind diese Masterfolien sauber formatiert, lassen sie sich auch für eine automatisierte Generierung von Präsentationen verwenden. Zurück in der Normalansicht können Nutzer Folien auf Grundlage der Mastervorlagen erstellen. Dazu klickt man auf „Neue Folie“ und wählt den gewünschten Typ aus. Masterfolien in Powerpoint In Powerpoint gelangt man über das Menü unter „Ansicht“ / „Folienmaster“ zu den gleichnamigen Vorlagen. Sind diese Masterfolien sauber formatiert, lassen sie sich auch für eine automatisierte Generierung von Präsentationen verwenden. Damit Copilot Inhalte zugeschnitten auf bestimmte Folien erstellen kann, muss man der KI den Aufbau dieser Folien grob beschreiben. Den Prompt müssen Nutzer erst einmal entwickeln. Er erläutert der KI, wie sie einen vorgegebenen Text verarbeiten soll, um daraus Texte für eine Präsentation zu erstellen. Pro Folie beschreibt der Prompt, welche Textfelder vorhanden sind und welche Textlängen sie ungefähr erlauben: Eine Titelfolie kann etwa eine Titelzeile mit 5 bis 8 Wörtern umfassen, die Unterzeile dazu beispielsweise 10 bis 15 Wörter. Hat eine Präsentations-Folie eine Überschrift, und mehrere Unterüberschriften mit zugehörigen Textblöcken, muss man diese Struktur beschreiben. Auch dabei ist eine KI hilfreich. Den folgenden Prompt haben wir mit Claude Opus 4.7 für Copilot erstellt. Prompt zur Generierung der Folieninhalte ## Aufgabe Erstelle aus der Quelle `IHR-DOKUMENT.docx` eine Markdown-Struktur für genau **1 Titelfolie + 10 Inhaltsfolien**. Verwende ausschließlich Inhalte der Quelle, kein externes Wissen. ## Vorgehen 1. Ordne die Inhalte den 10 Folienthemen zu und bringe sie in eine sinnvolle Reihenfolge. 2. Wähle pro Inhaltsfolie genau einen Masterfolientyp aus der Tabelle unten. 3. Halte das Ausgabeformat exakt ein. ## Masterfolientypen | Typ | Wann verwenden | Struktur | Längen (Wörter) | |---|---|---|---| | `01-titel` | Einmalig als erste Folie | 1 Gesamtüberschrift (aufgeteilt auf 2 Titelplatzhalter) + 1 Subline | Überschrift gesamt max. 5; Subline max. 8 | | `02-zwei-aufzählungen-vertikal` | Thema gliedert sich klar in **genau 2** Aspekte | 1 Titel + 2 Blöcke à 1 Überschrift + max. 2 Bulletpoints | Titel 5–8; Überschrift 5–8; Bullet 8–15 (1 Satz) | | `03-vier-aufzählung-vertikal` | Thema gliedert sich klar in **genau 4** Aspekte | 1 Titel + 4 Blöcke à 1 Überschrift + max. 2 Bulletpoints | Titel 5–8; Überschrift 3–4; Bullet 6–8 (1 Satz) | | `04-drei-aufzählungen-horizontal` | Thema gliedert sich klar in **genau 3** Aspekte | 1 Titel + 3 Blöcke à 1 Überschrift + 2–3 Bulletpoints | Titel 5–8; Überschrift 3–4; Bullet 6–8 (1 Satz) | | `05-vier-aufzählungsblöcke` | Thema passt in **4 kompakte Blöcke** (2×2-Raster) | 1 Titel + 4 Blöcke à 1 Überschrift + 1 Inhaltstext | Titel 8–12; Überschrift 3–5; Inhalt max. 20 | | `06-ein-inhalt` | Thema ist **ein zusammenhängender Gedankengang** | 1 Titel + 1 Inhaltsblock | Titel 7–9; Inhalt 25–32 | ## Inhalts- und Stilregeln - Pro Folie genau ein inhaltlicher Schwerpunkt, keine Dopplungen zwischen Folien - Direkte Präsentationssprache, vollständige Sachaussagen - Keine Berichts- oder Quellenformeln („laut Quelle", „im Video", „der Autor" etc.) - Kein Konjunktiv, keine Abschwächungen, keine Einleitungssätze („Diese Folie zeigt …") - Keine erfundenen Beispiele, Zahlen oder Bewertungen ## Ausgabeformat Gib ausschließlich die folgenden Schemata aus, ohne Einleitung oder Kommentare. Wähle pro Folie das passende Schema. ### Titelfolie ``` Masterfolientyp: 01-titel Titelplatzhalter 1: … Titelplatzhalter 2: … Subline: … ``` ### Schema für `02-zwei-aufzählungen-vertikal` und `03-vier-aufzählung-vertikal` und `04-drei-aufzählungen-horizontal` ``` Folie N Masterfolientyp: Titel: … Inhaltsblöcke: 1. Blocküberschrift: … Block-Inhalt Aufzählungspunkte: - … - … 2. … ``` ### Schema für `05-vier-aufzählungsblöcke` ``` Folie N Masterfolientyp: 05-vier-aufzählungsblöcke Titel: … Inhaltsblöcke: 1. Blocküberschrift: … Block-Inhalt: … 2. … ``` ### Schema für `06-ein-inhalt` ``` Folie N Masterfolientyp: 06-ein-inhalt Titel: … Block-Inhalt: … ``` ## Prüfung vor Ausgabe - Genau 1 Titelfolie + 10 Inhaltsfolien - Jede Inhaltsfolie verwendet einen Typ aus der erlaubten Liste - Wortzahl-Grenzen eingehalten - Keine Zuschreibungs- oder Berichtsformeln - Format exakt eingehalten In unserem Beispiel weist der Prompt Copilot an, aus einer gegebenen Informationsquelle die Inhalte für eine Titelfolie und zehn Inhaltsfolien in einer Markdown-Struktur zu erstellen. Die Informationsquelle enthält das Transkript eines c‘t-3003-Videos im docx-Format. In dem Transkript haben wir bereits zehn Themen für die Präsentation in einer Aufzählung definiert. Die Microsoft-KI erhält die strukturelle Beschreibung für sechs verschiedene Masterfolientypen und soll selbst entscheiden, welches Thema sie welchem Folientyp zuordnet. Schließlich gibt der Prompt vor, wie die KI den Inhalt aufbereiten soll. Um die Struktur der einzelnen Folien knapp und für eine KI wie Copilot gut verarbeitbar zu definieren, lassen wir uns von Claude Opus helfen. Die KI schlägt vor, die Struktur tabellarisch zu beschreiben. Darin bekommt jeder Folientyp einen Namen und eine Erläuterung, wann er zu verwenden ist. Die Tabelle beschreibt, welche Textfelder und jeweiligen Textlängen jeder Folientyp vorsieht. Zusätzlich definiert der Prompt für jeden Folientyp ein Schema für den ausgegebenen Inhalt. Passende Textbausteine für verschiedene folien generieren Dieser Teil des Prompts erläutert Copilot, wie die verschiedenen zu nutzenden Folien aufgebaut sind und wann die KI sie verwenden soll. Damit Copilot gemäß des Prompts unsere Folientexte erstellt, hängt man die inhaltliche Quelle – in unserem Fall das Video-Transkript – in der Copilot-App einfach als Datei an. Hier unterstützt Microsoft diverse Dateiformate, neben docx auch das von KIs bevorzugte Markdown-Format. Den zugehörigen Prompt kann man einfach in das Chat-Eingabefeld hineinkopieren. Zur Verarbeitung haben wir „GPT 5.5 Tiefere Analyse“ gewählt. Damit liefert Copilot recht gute Ergebnisse und weist die Inhalte korrekt der richtigen Anzahl Textfelder pro Folientyp zu. Als Ergebnis erhalten wir ein Dokument in Markdown-Struktur, das die Inhalte für eine Titelfolie und zehn Inhaltsfolien enthält. Für jede Folie sind Textblöcke vorhanden, die wir einfach in die Textfelder einer PowerPoint-Präsentation kopieren können. Die erstellten Inhalte sind einigermaßen brauchbar.Modell-Wahl in Copilot In der Copilot-App oder auch in den Chat-Integrationen von PowerPoint und Co. kann man wählen, welches Modell die KI zur Bewältigung einer Aufgabe verwenden soll. Wir haben hier meist GPT 5.5 gewählt, was in unserem Fall das stärkste zur Auswahl stehende Modell ist. Voreingestellt ist stets der Modus „Auto“, in dem Copilot unserer Erfahrung nach automatisch schlechtere Ergebnisse liefert: Unter anderem hält sich die KI dann nicht so streng an die vorgegebenen Themen der Präsentation. Icons mit Copilot erstellen Wer seine Präsentationen etwa mit Platzhaltergrafiken wie Icons aufhübschen möchte, kann Copilot anweisen, neue zu generieren. Dazu lässt sich zum Beispiel eine Icon-Vorlage anhängen, auf deren Basis die KI neue Symbole erstellen soll. Eine Prompt-Vorgabe wie „nutze Strichstärke und Farbe entsprechend des angehängten Bildes“, berücksichtigt die KI bei der Generierung. Dieses Icon ist Copilot ganz gut geglückt. Den Hintergrund kann man im Bearbeitungsmodus innerhalb der Copilot-App entfernen, um es freizustellen. Will man den Hintergrund anschließend transparent machen, kann man das im Bearbeitungsmodus des Bildes in der Copilot-App über die Funktionen „Hintergrund“ / „Entfernen“ erledigen. Weist man die KI hingegen an, das Bild mit transparentem Hintergrund zu erstellen, kann es passieren, dass sie Transparenz nur simuliert, indem sie einen gekachelt gemalten Hintergrund generiert. Copilot für PowerPoint: Viele Workarounds nötig Copilot kann schnell frustrieren, wenn man die KI bittet, Aufgaben zu übernehmen, denen sie offenbar nicht gewachsen ist. Das ist besonders zeitraubend, wenn Copilot Nutzern vermeintliche Lösungswege anbietet, die in Sackgassen enden. Nachfolgend beschreiben wir einige Kuriositäten des Copilot-Dienstes in Verbindung mit PowerPoint. Sie enthalten auch Workarounds, die die langwierige Suche nach einer Lösung abkürzen können. Anhänge nur per Vorschlagsliste In der lokalen PowerPoint-Installation ist der Copilot über sein buntes Icon unten rechts im Fenster aufrufbar. In der Präsentationssoftware öffnet sich der KI-Assistent dann rechts in einem eigenen Bereich mit einem Chat-Eingabefeld. Hier lässt sich die KI theoretisch mit Anhängen füttern. Allerdings gibt es hier nur eine Vorschlagsliste, über die man Dateien auswählen und hochladen kann. Und die beinhaltet grundsätzlich nicht die Dateien, die wir gern hochladen möchten. Eine Durchsuchen-Funktion für Dateien im Explorer fehlt. Über das integrierte Suchfeld lässt sich praktisch keine Datei finden, die lokal auf dem Rechner, in OneDrive oder in Sharepoint liegt. Es ist auch nicht möglich, dort Dateien per Drag & Drop dort abzulegen. In der Desktop-Version von Powerpoint ist es einigermaßen unmöglich eine gewünschte Datei anzuhängen. Eine Lösung für dieses Problem liegt darin, die Browser-Version von PowerPoint zu verwenden. Die ist offenbar mehr up-to-date als die aktuellste Desktop-Version. Im Browser ermöglicht der Copilot-Chat, den Rechner zu durchsuchen und Dateien anzufügen. Kaum ist das Problem gelöst, enttäuscht die Software mit weiteren Einschränkungen. Zunächst sind die einlesbaren Dateiformate stark begrenzt: Hängen wir etwa eine Markdown-Datei an, kann die KI sie nicht verarbeiten (in der Copilot-App sind Markdown-Anhänge dagegen kein Problem). Sobald man Powerpoint in der Browser-Version nutzt, darf man auch Dateien hochladen. Allerdings maximal vier. Noch schwerer wiegt die geringe Zahl der möglichen Dateianhänge: Die ist auf vier Dateien begrenzt. Das schränkt den Nutzen der Copilot-Integration stark ein. Zum Vergleich: ChatGPT konnten wir mit Präsentationsinhalten, einem Masterfoliensatz sowie einem guten Dutzend Bildern füttern und die KI hat daraus eine fertige Präsentation erstellt. Mit Copilot in PowerPoint ist das durch die limitierten Anhänge nicht möglich. Der steinige Weg zur Verarbeitung von Masterfolien Als Microsoft-Produkt mit PowerPoint-Integration sollte Copilot in der Lage sein, maschinenlesbare Masterfolien zu verwenden, um die darin festgelegten Layoutvorgaben bei der Generierung einer Präsentation zu beachten. In der Copilot-App hat uns der Dienst sogar versichert, dass das kein Problem darstellt, sobald wir Copilot in PowerPoint verwenden. Doch auf direktem Weg ist es uns nicht möglich, der KI eine Präsentation basierend auf Masterfolien zu entlocken. Viele Strategien, den Bot mit Masterfolien zu füttern, schlagen fehl. Erfolgos bleibt, wer: eine leere Präsentation mit Masterfoliensatz öffnet und Copilot bittet, diesen zu verwenden. Copilot in PowerPoints Browserversion eine Präsentationsdatei mit Masterfoliensatz anhängt. der KI alle Dateien in der Copilot-App anhängt und die Präsentationserstellung startet. in der Copilot-App über den Agent Builder einen Agenten erstellt, der die Präsentation erstellen soll. einen alternativen Agenten über Copilot Studio im Browser erstellt, um die Aufgabe zu lösen. Copilot schickt uns auf Irrwege Besonders frustrierend an der Copilot-Odyssey ist, dass man immer wieder neue Hürden überwinden muss, um sich schließlich in einer Sackgasse wiederzufinden. Im Agent Builder hat es beispielweise eine Weile gedauert, bis wir einen Weg gefunden haben, auf dem der Agent Dateien wie Bilder und Textdokumente lesen kann (funktioniert über Sharepoint, aber erneut darf man keine Markdown-Dateien hochladen). Ist alles erledigt, winkt als Lohn bei der Generierung: System Error. Copilot selbst hat uns dann geraten, einen Agenten stattdessen in Copilot Studio zu erstellen. Dort wiederholen wir das Prozedere, starten den Agenten und der meldet: „Einen Moment, ich setze das jetzt um …“ Ein rotierender Kreis neben der Wort-Info „Arbeitet“ beginnt zu rotieren. Nach gut 40 Minuten fragen wir nach, was da so lange dauert und Copilot antwortet (gekürzt): „Ich habe noch nicht begonnen die Präsentation zu generieren, weil ich in dieser Umgebung keine echte .pptx-Datei exportieren kann.“ Masterfolien: Licht am Ende des Tunnels? Eine Möglichkeit für mastergetreue Präsentationen haben wir durch den Tipp in einem Youtube-Video dann doch noch gefunden. Damit Copilot Masterfolien liest und mit ihnen arbeitet, müssen sie in sogenannten Marken-Kits vorliegen. Spoiler: Auch die haben einen großen Haken; dazu später mehr. Um so etwas zu kreieren, klicken Sie in der Copilot-App oder in der Browser-Version oben links auf das gepunktete Quadrat und dann auf „Erstellen“. Unterhalb der Frage, was man denn erstellen möchte, klicken Sie auf „Weitere“ und dann auf „Marken-Kits“. So ein Kit ermöglicht, im Unterpunkt „Vorlagen“ eine PowerPoint-Präsentation abzulegen, die Masterfolien enthält. Die entsprechende Datei laden wir hier hoch und ergänzen unter dem Unterpunkt „Bilder“ noch die Bildinhalte für unsere aktuelle Präsentation. Damit Copilot Masterfolien verwendet, muss man die Folien in ein Marken-Kit hochladen. Um Masterfolien des Kits zu verwenden, gehen Sie in die Browser-Version von PowerPoint und starten darin einen Copilot-Chat. Dort wo sich auch Dateien anhängen lassen, wählen Sie „Marke auswählen“ und dann das gewünschte Markenkit. Diese Option hat es bei uns nicht sofort gegeben, sondern erst nach einiger Wartezeit. Sollte sie bei Ihnen fehlen, kann man es auch per Prompt von Copilot suchen lassen: „Kannst du auf das hinterlegte Marken-Kit „PowerPoint-CI“ zugreifen, um auf seiner Basis einer PPT-Präsentation zu erstellen?“ Als Antwort sollte sich eine Art Dialogfenster öffnen, in der man das Kit auswählt. Damit Copilot Masterfolien des Marken-Kits verwendet, wählt man es im Chat mit der KI aus. So überreden wir die KI tatsächlich, auf Basis der Masterfolien eine Präsentation zu erstellen. Allerdings: Bilder liest sie aus dem Kit nicht ein und über die Anhänge können wir nur eine sehr begrenzte Zahl hochladen. Die Generierung, in der die KI nur unsere zuvor generierten Text-Häppchen gemäß den Folientypen in passende Textfelder überträgt, dauert bei uns etwa eine viertel Stunde. Da man dann noch die Bilder selbst setzen muss, erscheint dieser hart erkämpfte Workflow nicht praktikabel. Von Hand ist man schneller. Masterfolien automatisch erstellen Copilot in PowerPoint gelingt es also nicht zufriedenstellend, Präsentationen auf Basis von Masterfolien zu erstellen. Kann die KI wenigstens anhand bestehender Präsentationen Masterfolien ableiten und generieren? Auch hier fällt die Antwort ernüchternd aus. Die Masterfolien, die die KI für uns erstellt, sollten alle Textplatzhalter statt Textfelder verwenden. Copilot glückt das in mehreren Versuchen nicht. Die Kurzfassung unseres Versuchs: GPT 5.5 braucht mehrere Anläufe, bis die KI sichtbare Folien im Folienmaster erstellt hat. Bis dahin vergeht eine gute halbe Stunde. Das Ergebnis sieht auf den ersten Blick brauchbar aus. Sobald man den Foleinsatz aber nutzt, um darauf basierend Folien zu erstellen, zeigt sich, dass die Textfelder nicht korrekt formatiert sind: Die Schriftgrößen und Einzüge sind in unseren Versuchen falsch gewesen. Die KI hat es auch nach mehreren Korrekturschleifen nicht geschafft, die Masterfolien selbst zu korrigieren. An diesem Punkt ist es effizienter, doch alles händisch zu machen. Fazit Die Integration von Microsoft Copilot in die PowerPoint-Software erscheint auf dem Papier wie eine perfekte Symbiose, mit der Nutzer eine zeitraubende Aufgabe an eine KI auslagern können. Sobald man jedoch den Anspruch hat, Copilot Folienlayouts vorzugeben, gerät die KI schnell an ihre Grenzen. Die Suche nach Lösungen verbrennt viel Zeit und hinter jeder überwundenen Hürde tut sich eine Neue auf, bis man irgendwann das Ende einer Sackgasse erreicht. Als Hilfe erweist sich der Copilot am ehesten darin, vorgegebene Inhalte so aufzubereiten, dass man fertige Textblöcke für die Textfelder bestimmter Folientypen erhält. Diese Bausteine kann man per Copy & Paste nach und nach in die vorgesehenen Folien übertragen. Dazu braucht es das ganze Copilot-Bimbamborium aus Chat-Integration in PowerPoint, Agenten-Erstellung und Marken-Kits allerdings überhaupt nicht. Im Versuch haben wir eine kleine Odyssee an Problemlösungsansätzen unternommen. Besonders frustrierend war dabei, dass Microsofts KI immer wieder Lösungsstrategien vorgeschlagen hat, die sich wenig später als Irrweg herausgestellt haben. So hat sich Copilot selbst für unser Vorhaben der PowerPoint-Generierung nach festen Layouts als Irrweg erwiesen. (dgi)

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