PowerPoint per Prompt: So erstellen Sie mit KI professionelle Folien ohne Frust

Unser Heise-Kollege Denny Gille hat sich einmal an das Thema PowerPoint und KI gewagt. Seit unserem letzten Deep Dive zu diesem Thema sollen die Modelle besser im Erstellen von Präsentationen geworden sein. Doch stimmt das auch? ChatGPT kann Ihnen PowerPoint-Präsentationen generieren, die unternehmensinterne Layout-Vorgaben einhalten. Wir stellen einen passenden Workflow vor. Der Präsentationstermin rückt näher und in der frisch erstellten Powerpoint-Datei herrscht gähnende Leere. Kann die sich nicht von selbst füllen? Ja, das geht. Leistungsstarke KI-Modelle machen es möglich. Wie viel Vorarbeit anfällt, bestimmt primär Ihr Layout-Korsett: Je enger die CI-Vorgaben, desto präziser müssen Sie die KI instruieren. Viele Unternehmen haben nämlich eigene Layout-Regeln, die sie in der Corporate Identity (CI) festlegen. Um nach diesen Regeln Präsentationen zu erstellen, braucht man keine spezialisierten Powerpoint-KIs für superschöne freie Gestaltung. Ein Pro-Account für ChatGPT und klare Gestaltungsregeln reichen aus. Wir stellen dazu einen mehrstufigen Workflow für Powerpoint in Verbindung mit ChatGPT vor. Zunächst bereitet die KI den Rohtext gemäß unseren Vorgaben präsentationsgerecht auf. Im zweiten Schritt generiert ChatGPT die passenden Icons und Symbole. Anschließend erstellt die KI eine vollständige Präsentation CI-konform basierend auf Powerpoint-Masterfolien, mit denen wir den Chatbot füttern. Masterfolien als CI-Grundlage der Präsentation Schöne Folien mit korrektem Inhalt genügen im Arbeitsalltag oft nicht. Sie müssen auch CI-konform sein. Die Corporate Identity definiert Schriftarten, -farben und -größen sowie bestimmte Layout-Vorgaben. Damit eine KI wie ChatGPT nach solchen Vorgaben eine Präsentation erstellen kann, muss sie sie kennen. Dazu kann man dem Chatbot Masterfoliensätze in einer Powerpoint-Datei zur Verfügung stellen. Das sind die Folien unserer KI-erzeugten Präsentation nach unseren Layout-Vorgaben. Gibt es im Unternehmen bereits Powerpoint-Vorlagen mit verwendbaren Masterfoliensätzen, hat man Glück und kann ChatGPT direkt damit füttern. Die Masterfolien müssen sich allerdings für eine maschinelle Verarbeitung eignen. Je nachdem, in welcher Qualität die Masterfolien vorliegen – beziehungsweise, ob überhaupt welche vorhanden sind – müssen Sie etwas Vorarbeit investieren. Diese einmalige Arbeit ist für jede Masterfolie erforderlich, die man in der späteren Präsentation als Vorlage einsetzen möchte. Für unser Beispiel nutzen wir eine Powerpoint-Datei, die solche Masterfolien bereits enthält und passen sie für die automatisierte Verarbeitung durch die KI an. Wir machen das für eine Titelfolie und drei verschiedene Inhaltsfolien. Wie Sie Masterfolien KI-gerecht aufarbeiten Masterfolien erstellt und bearbeitet man im sogenannten „Folienmaster“, der über das Powerpoint-Menü unter „Ansicht“ erreichbar ist. Hier liegen die Vorlagen verschiedener Folienlayouts idealerweise mit Platzhaltern für Textfelder und Bilder vor. ChatGPT kann solche Platzhalter besser verarbeiten als gewöhnliche Textfelder und Bilder. Blick in den Folienmaster. Platzhalter definieren, in der die KI Texte und Bilder einfügt. Was nicht bereits als Platzhalter vorhanden ist, baut man nach. Dazu navigieren Sie in der Menüleiste auf „Folienmaster“, wählen „Platzhalter einfügen“ und das gewünschte Element, etwa Text oder Bild. Zur Bebilderung gibt es in unseren Vorlagen vor allem ein Aufmacherbild pro Folie sowie Icons, die an verschiedenen Stellen zum Einsatz kommen. Wir achten darauf, dass alle Icon-Platzhalter quadratisch sind und alle Bild-Platzhalter im 16:9-Format vorliegen. Mit einem Rechtsklick auf einen Bild-Platzhalter kann man das über den Menüpunkt „Größe und Position“ einstellen. Dabei sollte man darauf achten, dass die Bildränder nicht über die Folien hinausragen: Denn ChatGPT konnte in unseren Tests nicht so kreativ gestalten, dass es die Platzhalterrahmen entsprechend des Bildmotivs sinnvoll angepasst hätte. Grafiken und Bildelemente, die fester Bestandteil des Folienlayouts sind – in unserem Beispiel sind das Markenlogos und hellblaue Schmucklinien – können einfach bestehen bleiben. Einzelne Elemente richtig benennen Um der KI die Arbeit mit dem Folienmaster zu vereinfachen, öffnet man mit Alt+F10 den Auswahlbereich. Hier sind die Elemente wie Bild- und Textplatzhalter benannt. Die Benennung sollte für die KI eindeutig sein, damit sie nicht raten muss, was auf der Folie Überschrift, Textblock, Bild oder Icon ist. Bildplatzhalter heißen bei uns etwa „Bild“, Icon-Platzhalter „Icon“. Das Gleiche macht man mit den Text-Platzhaltern, die bei uns etwa „Überschrift Folie“ oder „Überschrift Inhaltspunkt [i]“ heißen, wenn es mehrere Unter-Überschriften auf derselben Folie gibt. Diese Benennungen tauchen später im Prompt zur Präsentationserstellung auf, was der KI die Zuordnung erleichtert. Wichtig ist zudem, den einzelnen Masterfolien einen Namen zu geben. Das gelingt mit Rechtsklick auf die jeweilige Folie in der linken Folienübersicht und „Layout umbenennen“. Wir nennen unsere vier Layouts „titelfolie“, „ein-inhalt-bild“, „vier-inhaltspunkte“ und „fünf-inhaltsblöcke“. Das ist für die weiteren Anweisungen an die KI wichtig. KI macht Inhalte präsentationstauglich Nun geht es an den Präsentationsinhalt. Für unser Beispiel haben wir ein öffentlich zugängliches Video-Transkript von einem c‘t3003-Video zum Thema OpenClaw als Vorlage für eine Präsentation genommen. Man kann auch eine eigene Stichpunktsammlung, Word-Dokumente oder andere Inhalte wählen, die die KI in präsentationsfertige Häppchen filetiert. Als inhaltliche Vorlage für die Präsentation dient das Video-Transkript eines c’t3003-Videos. Die KI muss die Inhalte später exakt in die Form der Masterfolien gießen. Sie entscheidet dabei selbst, welcher Folientyp am besten zu welcher Information passt. Unser Masterfoliensatz hat neben der Titelfolie drei Inhaltsfolien. Alle haben ein Aufmacherbild und eine Überschrift und außerdem diese individuellen Eigenschaften: „ein-inhalt-bild“ enthält einen längeren Textblock. „vier-inhaltspunkte“ enthält vier Inhaltspunkte, die sich jeweils aus einer eigenen Überschrift und einer Erläuterung zusammensetzen. Im Typ „fünf-inhaltsblöcke“ sind wiederum fünf Blöcke platziert, die jeweils eine Überschrift und zwei bis drei Aufzählungspunkte haben. Der Prompt, den die KI zusammen mit den zu analysierenden Inhalten erhält, definiert diese und weitere Besonderheiten. Er gibt der KI eine feste Struktur vor, in der sie den Inhalt ausgeben soll. Die Mühe, den korrekten Prompt zu erstellen, muss man sich einmal machen – ChatGPT kann helfen, ihn zu erstellen. Gemäß unseren Vorgaben wählt die KI selbst den passenden Folientyp aus und erstellt den Inhalt darauf zugeschnitten. Platzhalter für Bilder und Icons erleichtern uns später, sie mit den vorgesehenen Dateinamen zu versehen. Damit in den Folien keine präsentationsuntauglichen Formulierungen wie „laut Quelle“ steht, definiert der Prompt auch einige Schreibregeln. Der fertige Prompt ist recht lang. Sie können seine Struktur individuell verändern und anpassen, damit er zu Ihren Masterfolien passt. Etwas übersichtlicher als in einem txt- oder Word-Dokument lässt er sich als Markdown-Datei in einem Code-Editor wie Visual Studio Code darstellen. Hier gibt es den Prompt als Markdown-Datei. Den Prompt fügen wir einfach in das Texteingabefeld des Chatbots ein. Zusätzlich erhält er den zu verarbeitenden Inhalt als Dokumentenanhang. Dabei ist es sinnvoll, die Themen der Präsentation, die Sie unterbringen wollen, bereits als Liste im Dokument niederzuschreiben. Wir wollen ja nicht irgendwelche Inhalte aus dem Text präsentieren, sondern haben grob im Kopf, auf welche Schwerpunkte die Präsentation eingehen soll. Als inhaltliche Quelle hängen wir dem Chatbot ein Dokument an, das er gemäß unseres Prompts verarbeitet. Als Ergebnis erhalten wir für das c’t3000-Video einen langen KI-generierten Text, der für jede Folie gemäß unseren Wünschen einen Titel und passende Textinhalte enthält, sowie Platzhalter für Bild- und Icon-Dateinamen. Wir speichern ihn in einer Markdown-Datei ab. Man könnte auch ein txt- oder Dokumenten-Dateiformat wählen. Anbei ein Beispiel für den generierten Inhalt zu einer Folie. Auszug aus der generierten Antwort: KI-Inhalt Folie 2 Masterfolientyp: vier-inhaltspunkte Titel: Namensschild per Sprachbefehl Bild: […] Icon: […] Unterpunkte: Überschrift: Direkter Wunsch Erläuterung: Ein LED-Namensschild sollte nach dem Anschließen automatisch den Text „I LOVE c’t 3003“ anzeigen. Die Anweisung kam einfach per Sprachnachricht. Überschrift: Keine Vorbereitung Erläuterung: Weder Softwareinstallation noch manuelle Einrichtung waren nötig. Nach wenigen Sekunden erschien der gewünschte Inhalt auf dem Display. Überschrift: Eigene Animationen Erläuterung: Das System programmierte zusätzlich eigene Animationen auf das Schild. Solche Animationen sind mit der Windows-Software nicht ohne weiteres möglich. Überschrift: Technischer Vorteil Erläuterung: Das Namensschild lässt sich vollständig per Python ansteuern. Solche skriptbasierten Aufgaben gelingen deutlich besser als Bedienung über grafische Oberflächen. Notizen: - Der Ablauf zeigt den Unterschied zwischen Zielbeschreibung und manueller Umsetzung. - Die Aufgabe wurde komplett über Sprache ausgelöst. - Der beschriebene Weg funktioniert besonders gut, weil kein GUI-Zugriff nötig ist. Sie können das gesamte Dokument hier herunterladen. Icons und Grafiken generieren lassen Was ChatGPT jetzt noch benötigt, um die Präsentation zu erstellen, sind einige Bilder. Für unser Beispiel haben wir einfach ein paar Screenshots aus dem zugehörigen Video kopiert. Andere Bildinhalte lassen wir eben von ChatGPT erstellen. Gemäß unserer CI-Vorlage wollen wir ein paar einfache Grafiken im Piktogrammstil haben. Die KI soll sie uns als wiederverwendbare Icons und einige thematisch passend zum Vortrag als Aufmacherbilder generieren. Der Vortrag verwendet verschiedene Bilder und Icons. Einige haben wir von der KI generieren lassen. Den Prompt haben wir nach unseren Vorstellungen von der KI schreiben lassen. Er lässt sich minimal anpassen, um verschiedene Symbole zu generieren. Dieser Prompt erzeugt etwa eine Strichzeichnungs-Illustration eines im Vortrag erwähnten Tiptoi-Stifts. Prompt zum Tiptoi-Stift Eine schlichte Strichzeichnungs-Illustration eines Tiptoi-ähnlichen Audiostifts im reduzierten Icon-Stil (#6da4f2). Zeige einen leicht schräg oder senkrecht dargestellten Lernstift mit großer, klarer Kontur, wenigen Bedienelementen und kindgerecht-freundlicher Form. Der Stil soll sauber, weich und modern wirken: blaue Outline, gleichmäßige Linienstärke, abgerundete Formen, kaum Innendetails, gut skalierbar für Präsentationen. Keine Markenrealistik, keine komplexen Beschriftungen, sondern eine allgemein erkennbare, elegante Symbolgrafik für einen Vorlese- oder Lernstift. Weißer oder transparenter Hintergrund. Das Bildmaterial zur Präsentation sammeln wir in einem Ordner. Die Dateinamen der Bilder fügen wir an den dafür vorgesehenen Stellen in der Markdown-Datei der Präsentationsinhalte ein. Wie aus vielen Einzeldateien eine Präsentation wird Ein letzter langer Prompt trennt uns noch von der fertigen Präsentation. Er enthält den Auftrag an die KI und alle Regeln, die sie dabei beachten soll. Der Prompt definiert unter anderem, dass die KI nur die vorgegebenen Markdown-Inhalte, unsere Masterfolien-Powerpoint-Datei als Vorlage und die angehängten Bilder verwendet. welche Masterfolientypen sie verwenden darf und dass sie sich strikt an die Platzhalter hält. wie sie die Inhalte gemäß dem jeweiligen Masterfolientyp zuordnen soll. wie sie mit Überlängen, Bildern und Icons umgehen soll. In Punkt 7 definiert der Prompt, wie die KI die vorbereiteten Präsentationsinhalte abhängig vom Folientyp dem korrekten Platzhalter-Element zuweist. Hier findet sich die Benennung der Elemente wieder, die wir anfangs im Auswahlbereich der Masterfolien vorgenommen haben. Den finalen Prompt zur Powerpoint-Generierung können Sie hier herunterladen. Bevor wir den Prompt an die KI absenden, wählen wir rechts im Chat-Eingabefeld den Modus „Pro“ und belassen ihn in der Standardeinstellung. Beim Versuch dort das einfachere „Thinking“ zu verwenden, erhielten wir kein Ergebnis. 22 bis 24 Minuten hat ChatGPT in unseren Testdurchläufen benötigt, um eine fertige Präsentation zu erstellen. Ergebnis und kleine Schwierigkeiten Das Ergebnis hat uns in weiten Teilen überzeugt. ChatGPT hat die Folien unseren Erwartungen entsprechend generiert und die Inhalte und Bilder wie vorgegeben platziert. Hier und da mussten wir noch einmal manuell eine Zeile kürzen oder ein Bild verschieben, das die KI für unseren Geschmack etwas weit an den Folienrand gestellt hat. Fertige Folien der Powerpoint-Präsentation Man kann die KI auch mit Fotos füttern, die sie gemäß Vorlage verbaut. Überrascht hat uns, dass die KI echte Bilder in den Masterfolien – etwa Logo oder farbige Schmuckelemente – bei der Generierung fest mit dem Hintergrund verbindet. Sie stehen nicht mehr als bewegliche Elemente zur Verfügung. Im Fall der blauen Balken auf der Titelfolie war das ein Problem, denn dadurch überlagert das Aufmacherbild die schmückenden Balken. Als Lösung haben wir die drei Balken als eine zusammenhängende Grafik exportiert und einen Platzhalter dort eingefügt, wo sie hingehören. Feststehende Schmuckelemente wie die blauen Balken sind nach der Generierung untrennbar mit dem Hintergrund vereint. Will man das vermeiden, muss man auch für sie einen Bildplatzhalter anlegen und die zu platzierende Grafik dem Chatbot anhängen. Auch mit den individuellen Aufzählungssymbolen des Folientyps „fünf-inhaltsblöcke“ konnte die KI nichts anfangen und hat sie gegen Standardaufzählungszeichen ersetzt. Wir haben sie nachträglich umgewandelt. Fazit Eine Powerpoint-Präsentation ist ein komplexes Medium, das kurze Texte und Bilder in einem ansprechenden, leicht verdaulichen Layout vermitteln soll. Sie zu generieren ist für die KI schwere Arbeit, für die sie einige Zeit benötigt. Wer eine Präsentation nach engen CI-Vorgaben von einer KI erstellen lassen möchte, muss vor allem beim ersten Mal einiges an Vorarbeit leisten: Man benötigt Masterfolien, einen Prompt zur Inhaltsaufbereitung, der die Struktur der Folien berücksichtigt, und einen, um die Präsentation zu generieren. Das zahlt sich aus, wenn man regelmäßig darauf zurückgreifen kann. Für eine einmalige Präsentation rechnet sich der Zeitaufwand nicht. Um den im Artikel verwendeten Workflow zu verwenden, können Sie die bereitgestellten Prompts nutzen und individuell anpassen. Das sollte den Einrichtungsaufwand deutlich verringern. Dann hilft die KI zuverlässig Powerpoint-Präsentationen innerhalb eines definierten Layout-Korsetts zu erstellen. Auch die Vorbereitung der Inhalte und des Bildmaterials kann sie stark vereinfachen. Dazwischen ist aber immer noch der Mensch gefragt. (dgi)

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